ROD Manager

Pierwsze kroki

Skrócona instrukcja dla nowych użytkowników. Ten materiał prowadzi przez podstawowy przepływ pracy: od pierwszego uruchomienia aplikacji, przez wprowadzenie danych ogrodu, aż do wystawienia pierwszych rachunków i rejestracji wpłat.

Jeżeli szukasz szczegółowego opisu wszystkich funkcji, zajrzyj do pełnej instrukcji obsługi.

Poznaj ROD Manager

ROD Manager to aplikacja do prowadzenia administracji ogrodu działkowego w jednym miejscu. Program działa lokalnie na komputerze i pomaga uporządkować:

  • działki i działkowców,
  • liczniki prądu i wody,
  • stawki opłat,
  • roczne rozliczenia,
  • wpłaty i wydruki rachunków.

Najprostszy sposób pracy z aplikacją wygląda tak:

Konfiguracja → Działki i działkowcy → Liczniki → Stawki → Odczyty → Rachunki → Wpłaty

Krok 1 · Szybki start i konfiguracja konta

1.1. Instalacja i pierwsze uruchomienie

Po pobraniu instalatora uruchom plik instalacyjny i przejdź przez kolejne kroki kreatora. W systemie Windows może pojawić się komunikat SmartScreen. W takiej sytuacji wybierz Więcej informacji, a następnie Uruchom mimo to.

Po zakończeniu instalacji uruchom aplikację z pulpitu albo z menu Start.

1.2. Tworzenie konta i licencja

Przy pierwszym uruchomieniu aplikacja poprosi Cię o:

  1. utworzenie konta administratora,
  2. zapisanie kodów odzyskiwania,
  3. ustawienie początku roku obrachunkowego,
  4. aktywację licencji.

Zapisz plik z kodami poza komputerem (np. na pendrive) albo wydrukuj i schowaj w bezpiecznym miejscu. Każdy kod jest jednorazowy i może być potrzebny do odzyskania dostępu do konta.

Do aktywacji licencji wymagane jest połączenie z internetem.

1.3. Rozpoczęcie roku obrachunkowego

Rok obrachunkowy to okres, według którego aplikacja porządkuje odczyty, opłaty i wpłaty. Ustaw datę zgodną z zasadami obowiązującymi w Twoim ogrodzie. To ważne, bo od niej zaczyna się logika rozliczeń w systemie.

Krok 2 · Budowanie bazy danych ogrodu

Na początku najlepiej zbudować podstawową bazę danych ogrodu. Dzięki temu kolejne rozliczenia będą przebiegały płynnie i bez poprawiania historii.

2.1. Dodawanie działek

Wejdź do Lista działek i dodaj działki jedna po drugiej. Przy każdej działce uzupełnij:

  • kolonię,
  • numer działki,
  • powierzchnię w m².

Już na tym etapie możesz:

  • od razu przypisać działkowca do działki,
  • dodać licznik prądu,
  • dodać licznik wody.

Tworząc nowego działkowca, obowiązkowe są tylko imię i nazwisko oraz data członkostwa — pozostałe dane można uzupełnić później.

To wygodny sposób, żeby od razu zbudować kompletną kartę działki.

2.2. Rejestracja działkowców

Jeżeli nie dodasz działkowca podczas tworzenia działki, możesz zrobić to później w Lista działkowców. Warto zadbać, żeby osoby były przypisane do właściwych działek z poprawnymi datami — oszczędzi Ci to dodatkowego przenoszenia działkowców między działkami.

Zwróć uwagę, aby daty przypisań działkowców do działek nie nakładały się na siebie.

2.3. Dodawanie liczników prądu i wody

Jeżeli działka ma liczniki, dodaj je możliwie wcześnie. Najważniejsze jest poprawne wpisanie stanu początkowego, czyli ostatniego znanego odczytu z poprzedniego okresu. Dzięki temu nowe zużycie będzie liczone prawidłowo.

Jeżeli stan początkowy będzie błędny, późniejsze rachunki również będą błędne.

Każda działka może posiadać wiele liczników. Pole „Rok produkcji” służy jako wygodny identyfikator, dzięki któremu rozróżnisz je od siebie.

💡 Wskazówka: dane testowe Jeżeli chcesz najpierw spokojnie poznać program, możesz skorzystać z danych testowych w Ustawieniach, w sekcji „Dane testowe i demonstracyjne”. To dobry sposób, żeby przećwiczyć cały proces na sucho: od odczytów po wydruk rachunków.

Krok 3 · Opłaty i rozliczenia roczne

Gdy masz już działki, działkowców i liczniki, możesz przejść do rozliczeń.

3.1. Ustalenie stawek ogrodowych

Wejdź do Rozliczenia opłat, kliknij w „Dodaj opłaty stałe” i uzupełnij wszystkie wymagane wartości:

  • stawkę za m² działki,
  • składkę członkowską,
  • opłaty stałe,
  • cenę prądu i opłatę stałą za prąd,
  • cenę wody i opłatę stałą za wodę.
  • cenę odpadów,
  • fundusz inwestycyjny,
  • fundusz remontowy.

Jeśli w danym roku nie ma danej opłaty, wpisz 0. Po zapisaniu stawek aplikacja automatycznie przeliczy należności dla działek.

3.2. Podawanie bieżących odczytów licznika

Po ustaleniu stawek przejdź do Odczyty energii i Odczyty wody. Dla każdej działki wpisz bieżący stan licznika. Program sam obliczy zużycie na podstawie różnicy między poprzednim a bieżącym odczytem.

To właśnie ten etap zamienia suche dane licznikowe w realne koszty dla działkowca.

3.3. Przegląd rachunku działki

Po uzupełnieniu odczytów wróć do Rozliczenia opłat albo otwórz szczegóły wybranej działki. W tym miejscu zobaczysz końcową kwotę do zapłaty i rozbicie na poszczególne składniki.

To dobry moment, żeby sprawdzić:

  • czy stawki są poprawne,
  • czy odczyty wyglądają wiarygodnie,
  • czy działka ma przypisane właściwe osoby i liczniki.

Krok 4 · Wystawianie rachunków i wpłaty

To końcowy etap codziennej pracy z systemem.

4.1. Drukowanie rachunków i kody QR

Rachunki możesz wygenerować:

  • dla jednej działki,
  • dla wybranej kolonii,
  • dla większego zakresu działek.

Przed wydrukiem uzupełnij dane rachunku, takie jak nazwa ogrodu, numer konta, termin płatności i tytuł przelewu.

Jeżeli chcesz ułatwić wpłaty działkowcom, włącz kod QR na rachunku. Większość aplikacji bankowych ma funkcję „Zeskanuj i zapłać”, która automatycznie wypełni formularz przelewu.

Kliknięcie przycisku „Drukuj” otwiera systemowe okno wydruku. Jeśli chcesz zapisać rachunek do pliku PDF, wybierz z listy drukarek opcję „Microsoft Drukuj do formatu PDF”.

4.2. Rejestrowanie wpłat od działkowców

Gdy działkowcy zaczną opłacać rachunki, wróć do Rozliczenia opłat i zapisuj wpłaty przy odpowiednich działkach. Przy każdej wpłacie podaj:

  • typ wpłaty,
  • kwotę,
  • datę.

Po zapisaniu status płatności aktualizuje się automatycznie.

4.3. Monitorowanie budżetu

Na Stronie głównej możesz szybko sprawdzić bieżącą sytuację finansową ogrodu. Widać tam:

  • należności,
  • wpłaty,
  • zaległości,
  • ewentualne nadpłaty.

To najlepsze miejsce do codziennej kontroli, czy sezon rozliczeniowy idzie zgodnie z planem.

Krok 5 · Przydatne wskazówki w codziennej pracy

5.1. Używanie Nawigatora roku

W aplikacji możesz przełączać się między latami obrachunkowymi. To przydaje się, gdy chcesz porównać stare rozliczenia, sprawdzić historię odczytów albo przygotować nowy sezon bez mieszania danych z poprzednim.

5.2. Odczyty w terenie przez QR lub JSON

Jeżeli zbierasz odczyty bezpośrednio w ogrodzie, możesz skorzystać z eksportu danych do pliku JSON albo kodów QR, a potem zaimportować gotowe odczyty do aplikacji. To oszczędza czas i zmniejsza ryzyko ręcznych pomyłek.

5.3. Bezpieczeństwo danych

Na co dzień warto pamiętać o kilku prostych zasadach:

  • nie udostępniaj hasła innym osobom,
  • przechowuj kody odzyskiwania w bezpiecznym miejscu,
  • ostrożnie edytuj stare dane liczników i przypisań,
  • pilnuj, aby pracować na właściwym roku obrachunkowym.